Die meisten Vorlagen für die Liquiditätsplanung sind für Handwerk und Handel gebaut: Monatsspalten, Wareneinsatz, Forderungen aus Lieferungen. Für ein SaaS-Unternehmen passt davon wenig. Dein Geld kommt aus Abo-Verlängerungen, meist per Karte über Stripe, und es kommt an anderen Tagen an, als es abgerechnet wird. Deshalb gibt es hier eine eigene Vorlage: eine 13-Wochen-Liquiditätsplanung im Wochenraster, die Kartenzahlungen um den Auszahlungsverzug und Überweisungsrechnungen um dein echtes Zahlungsziel verschiebt, bevor sie in einer Woche landen. Dieser Artikel erklärt, warum 13 Wochen, wie du die Vorlage an einem Nachmittag befüllst und wo sie an ihre Grenzen kommt. Die Grundlagen (warum auch profitable Unternehmen in Liquiditätsprobleme laufen und wie ein Liquiditätsplan aufgebaut ist) stehen im Leitfaden zur Liquiditätsplanung für SaaS; hier geht es um das Werkzeug.
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Warum 13 Wochen
Die 13-Wochen-Liquiditätsplanung stammt aus der Restrukturierung. Wenn ein Unternehmen in Schieflage ist, wollen Banken und Investoren Woche für Woche sehen, ob das Geld bis zum Quartalsende reicht. Dieser Ruf hält gesunde Unternehmen davon ab, das Format zu nutzen. Schade, denn es ist die sauberste Sicht auf das nächste Quartal, die es gibt.
Das Format arbeitet nach der direkten Methode: Du planst Ein- und Auszahlungen so, wie sie auf dem Konto ankommen, nicht Umsatz und Aufwand, wie sie in der BWA stehen. Es arbeitet in Wochen, 13 davon, also ein Quartal. Und es rolliert: Jede Woche fällt die älteste Woche raus, Woche 14 kommt dazu, und die gerade vergangene Woche wird mit dem verglichen, was tatsächlich passiert ist.
Ein Quartal ist lang genug, um die Posten zu erwischen, die ein Konto leeren (die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Steuervorauszahlung, die Gehälter, die vier Tage vor der großen Jahresrechnung fällig sind), und kurz genug, dass die meisten Zahlen bekannt sind statt geschätzt. Jenseits von 13 Wochen planst du Deals, die du noch nicht abgeschlossen hast. Innerhalb davon sortierst du vor allem Geld, von dem du schon weißt.
Und Wochen statt Monate, weil Liquidität an einem Tag knapp wird, nicht in einem Monat. Eine Monatsspalte kann ein entspanntes Monatsende zeigen, während die Gehälter am 28. abgehen und die Rechnung, die sie bezahlen sollte, erst am 2. kommt. Das Wochenraster fängt die meisten dieser Kollisionen ab. Für die ganz scharfen hilft die Tagessicht, die im Artikel zur Cashflow-Prognose aus Stripe beschrieben ist.
Was an SaaS anders ist
Die direkte Methode hat eine bekannte Schwäche: Du musst Zahlungseingänge vorhersagen, und für die meisten Unternehmen heißt das raten, welche Rechnung wann bezahlt wird. SaaS ist die Ausnahme. Der größte Teil der Einzahlungen des nächsten Quartals sind Abo-Verlängerungen mit bekanntem Betrag, bekanntem Rechnungsdatum und bekannter Zahlungsart. Trials haben ein Konvertierungsdatum, Kündigungen sind oft Wochen vorher bekannt. Die Einzahlungsseite ist vor allem Sortierarbeit.
Drei Besonderheiten musst du trotzdem einrechnen, und die Vorlage tut genau das.
MRR ist kein Cash. Ein Jahresvertrag über €12.000 und zwölf Monatsverträge über je €1.000 sind derselbe MRR mit völlig unterschiedlichem Zahlungsmuster. Die Liquiditätsplanung braucht die Rechnungssicht, in der der Jahresvertrag eine Zahlung in einer Woche ist.
Geld bei Stripe ist kein Geld auf dem Konto. Kartenzahlungen landen in deinem Stripe-Guthaben und werden nach Plan ausgezahlt: in Deutschland standardmäßig etwa drei Werktage nach der Zahlung, bei neuen Accounts sieben Kalendertage, und die allererste Auszahlung dauert 7 bis 14 Tage. Auszahlungen kommen netto nach Gebühren. Rechnungen per Überweisung kommen, wenn die Buchhaltung des Kunden dazu kommt, selten genau zum Zahlungsziel. Jede erwartete Einzahlung muss um diesen Verzug verschoben werden, bevor sie in einer Woche landet.
Umsatzsteuer kommt rein und geht wieder raus. Wer mit Umsatzsteuer fakturiert, bekommt brutto aufs Konto, und der Steueranteil geht mit der Voranmeldung wieder weg: am 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Plane Einzahlungen brutto und gib der Umsatzsteuer eine eigene Zeile in der Woche, in der sie fällig ist. Sonst sieht der Plan genau so lange gut aus, bis das Finanzamt abbucht.
So befüllst du die Vorlage
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Wähle den Montag, an dem Woche 1 beginnt, und trage den Anfangsbestand ein: den heutigen Stand über alle Geschäftskonten. Kontostand, nicht Buchhaltungssaldo. Lege eine Mindestliquidität fest, den Betrag, den du nie unterschreiten willst. Alles in der Vorlage wird daran gemessen.
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Baue die Einzahlungsseite aus deinen Billing-Daten. Exportiere aktive Abos und offene Rechnungen mit Betrag, nächstem Rechnungsdatum und Zahlungsart und füge sie im Blatt „Abos und Rechnungen" ein. Das Blatt verschiebt jede Zeile um den Auszahlungsverzug (Karte) oder dein echtes durchschnittliches Zahlungsziel (Überweisung), zieht bei Kartenzahlungen deinen Gebührensatz ab, ordnet jede Zahlung einer Woche zu und speist die beiden Einzahlungszeilen im Liquiditätsplan. Kartengeld und Überweisungen stehen getrennt, weil sie auf unterschiedliche Art ausfallen. Erwartete neue Deals bekommen eine eigene Zeile, und nur unterschriebene oder kurz vor Abschluss stehende kommen rein.
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Baue die Auszahlungsseite aus deinem Kalender, nicht aus dem Budget. Gehälter am Gehaltstag. Miete, Tools, Ads, Freelancer. Die Umsatzsteuer zur Voranmeldung, die Körperschaft- und Gewerbesteuervorauszahlung zu ihrem Termin, Kreditraten, und die einmaligen Posten, die in keinem Monatsbudget stehen: die Jahresrechnung deiner eigenen Software, die Hardware für die neue Kollegin, der Anwalt. Bruttobeträge, in der Woche, in der das Geld abgeht, als positive Zahlen.
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Lies den Saldo. Anfangsbestand plus Einzahlungen minus Auszahlungen ergibt den Endbestand, der zum Anfangsbestand der nächsten Woche wird. Abzüglich der Mindestliquidität bleibt der Puffer. Die Woche mit dem kleinsten Puffer ist die, die zählt. Wird er negativ, färbt sich die Zelle rot, und das ist der Termin, bis zu dem sich etwas ändern muss: Mahnlauf, verschobene Einstellung, Überbrückung.
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Halte den Plan am Leben. Jeden Freitag trägst du im Blatt „Soll-Ist" den tatsächlichen Endbestand neben den geplanten ein, erklärst die Abweichung in einem Satz, passt die kommenden Wochen an und rollst das Fenster um eine Woche weiter. Dreißig Minuten. Die Abweichungsspalte ist der Teil, der die Planung wertvoll macht: Sie zeigt, ob dein Zahlungsziel falsch angenommen ist, ob Kartenzahlungen öfter scheitern als gedacht oder ob ein Anbieter früher abbucht, als du dachtest.
Was in der Vorlage steckt
Die Vorlage ist eine normale Excel-Datei mit vier Blättern und ohne Makros, sie öffnet sich also auch in Google Sheets, Numbers und LibreOffice. Gelbe Zellen sind Eingaben, alles andere rechnet sich selbst. Die Formeln rechnen beim Öffnen, eine Vorschau ohne Tabellenprogramm zeigt deshalb leere Zellen.
„Liquiditätsplan" ist das 13-Wochen-Raster: Anfangsbestand, Einzahlungen nach Zeilen, Auszahlungen nach Zeilen, Netto-Cashflow, Endbestand, Mindestliquidität und Puffer, mit dem tiefsten Punkt und seiner Woche unter der Tabelle.
„Abos und Rechnungen" ist der SaaS-Teil: eine Zeile pro Abo oder Rechnung, Verschiebung um Auszahlungs- und Zahlungsverzug, Gebührenabzug, Wochenzuordnung. Drei Beispielzeilen zeigen das Format; lösche sie.
„Soll-Ist" listet die 13 Wochen mit geplantem Endbestand, einer Zelle für den Ist-Wert, der Abweichung und einer Kommentarspalte.
„Anleitung" wiederholt die Schritte in Kurzform, inklusive der typischen SaaS-Fehler.
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Wo die Excel-Vorlage aufhört
Die Vorlage bringt dich durch das erste Quartal. Ihre Schwäche ist die jeder manuellen Planung: Der Abo-Export veraltet mit dem ersten Upgrade, der ersten Kündigung, dem ersten neuen Deal, und der Freitags-Neubau ist das Erste, was in einer vollen Woche wegfällt. So driften 13-Wochen-Pläne zurück in Monatsspalten mit Schätzwerten.
Für diesen Schritt haben wir SaaSFlow gebaut. Verbinde Stripe und deine Bankkonten, und die Einzahlungsseite entsteht von selbst: Jede anstehende Abo-Verlängerung erscheint in der Projektion an dem Tag, an dem das Geld ankommt, beginnend beim echten Kontostand. Die Auszahlungsseite ergänzt du als geplante Transaktionen, einmalig oder wiederkehrend. Das Ergebnis ist eine tagesgenaue Liquiditätsplanung, die keinen Freitags-Neubau braucht, weil sie aus Live-Daten entsteht, und die auf denselben Zahlen sitzt wie deine Echtzeit-P&L und deine Subscription Analytics. Unternehmen unter €10.000 MRR nutzen SaaSFlow kostenlos, ohne Kreditkarte.